商務溝通與線上開會的Tips

最近在看mastertalks上的《#黃致潔老師教你國際商務英語溝通軟實力：運用談話素材庫，將話說得漂亮有溫度》還有樂金文化的 《#遠距溝通最強術》 ，就是在商務溝通與線上開會提供了不少Tips，正好摘錄比較有印象的來提醒自己與朋友們。

這兩組素材，分別站在國際英語溝通與日本人的線上開會技巧兩個不同面向。

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乍看題目會覺得在讀空氣的兩個極端：國際英語商務溝通講的是低語境文化，也就是不讀空氣、盡量直白。但日本人卻是超級讀空氣，號稱國際上的高語境，不在當地浸淫個十來年就無法行走。

我學習後倒是有些反思：同個環境待久的人，難免進入自動導航模式，設身處地觸角變很鈍。

因為日常會議的對象都是講過幾次話，有進行中或進行過的專案，自然就會往精進的方向，而不是一期一會的方向磨練。

這兩組素材卻是提醒我們一期一會時候，要如何最短期內把話講明白聽清楚，發揮應有效益。而一樣的技巧換回日常生活，也會很有幫助。

以下整合我比較有記憶點的幾個Tips，由於是個人小筆記，也就不標示是哪個素材提到的了：）

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- 自我介紹時候，要把姓與名還有職稱都放進去。只講名字是不正式講法

- 語尾的語調放低，比較有肯定感。拉高則有提醒人的注意力的目的，但沒那麼有自信

- 業務人員線上會議自我介紹的時候，也可以將自己的姓名職稱聯絡方式等，打成ＰＰＴ讓對方截圖或是更容易超寫

- 自我介紹與聊天的素材中，可以軟硬搭配。既有跟對方拉近關係的軟性素材（美食、公開提過的旅遊、資歷、對方願意講出的家人等等），也有推銷自己的關鍵字（把自己當成公司的話，難免會提一些本公司也經營商業分析，顧客有誰或誰等案例）

- 軟性與推銷的組合可以是1+3，也可以是3+1。端是在互動的節奏與情境。

- 線上開會等待開場的時候，主持人可以打開鏡頭，大聲跟每個入場的人問好，創造開會的『場感』（這個詞是我創的，書裡沒有，哈哈）

- 參與線上會議的人，背景音安靜是基本禮貌。但在背景安靜的前提下，開麥克風是很棒的。因為當主持人或簡報人講話的時候，開著麥克風的人的『嗯嗯，也是』的回應聲音，能讓對方覺得有在聽。（這點我偶爾會做，但從未想過）

- 交代作業與派工的時候，盡量具備人事時地物，聽話的人更容易follow ，也能確保回來的素材品質。與其說今天下班前交作業，不如說請在今天傍晚五點前，提供包含產品名稱、目標對象、主要競品的設計至少200字。

- 線上會議討論陷入僵局的時候，可以降低難度，善用軟體聊天室功能，讓大家在有個緩衝下容易發言，眼睛也有個東西看。

- 線上會議在人多的時候，可以用略快的語速，提起大家的注意力，避免與會人員失焦

（但我覺得這個要對應節奏的安排與討論時間，不然快節奏獨白久了，聽眾會疲乏）

我最近有個心得，溝通技巧有時候是種文法。在跨語言溝通的時候，文法就沒有對錯，只是代表思考模式的不同。無論低語境（有話直說，不需要猜測）或是高語境（很會讀空氣，讓人感到熨貼）都是一種文法。

注意到自己的文法與他人文法差異，從中微調自己的做法，找出最有效率又讓自己最舒服的方式，是永遠不需要停止學習的吧。